I momenti della “GHC”
I momenti, o fasi, del metodo Gestione Hotel Consapevole sono sostanzialmente tre:
- il momento antecedente in cui si concentra l’attività di programmazione del lavoro. In questa fase si fissano gli obiettivi da raggiungere e si decidono le strategie necessarie a raggiungerli. Il risultato finale di queste attività sarà il documento di budget che dovrà rappresentare la traduzione in numeri (quantità e valori) di tutte le decisioni prese, e sarà la guida di riferimento per il lavoro sucessivo. Uno strumento fondamentale in questa fase è la “matrice delle simulazioni”, ovvero una tabella che permette di visualizzare come potrebbero cambiare i valori obiettivo in funzione delle scelte strategiche adottate.
- il momento concomitante in cui avviene la vendita delle camere e il relativo monitoraggio delle stesse. In questa fare il lavoro quotidiano sarà quello di monitorare l’andamento delle vendite e il loro percorso di crescita nel raggiungere gli obiettivi prefissati. Il monitoraggio continuo permetterà di analizzare le vendite sia dal punto di vista qualitativo (cosa comprano?) che da quello quantitativo (quante prenotazioni?), e permetterà di intervenire rapidamente in cui siano stati fatti degli errori di valutazione nella fase precedente.
- il momento susseguente in cui devono essere svolte le analisi degli scostamenti tra gli obiettivi programmati e i risultati ottenuti. Al termine del periodo di riferimento del budgat si dovranno tirare le somme e capire cosa è accaduto, sia che la gestione sia stata profiqua sia che non lo sia stata, si dovrà procedere ad una analisi dell’accaduto in modo tale da evitare eventuali errori su cui si è giù caduti oppure da ripetere le attività giuste che hanno dato guadagno.
Per quel che riguarda le tempistiche in cui tali documenti devono essere prodotti, cioè il momento dell’anno in cui iniziare l’attività di Gestione Hotel consapevole, non ho trovato una regole uguale per tutti. Tutto dipende dal momento in cui cominciamo ad arrivare le prenotazioni per un determinato periodo che si vorrà analizzare. Infatti per quel momento dobbiamo essere pronti con listino prezzi e politica commerciale. Questo significa che dobbiamo avere pronto tutto il lavoro di programmazione.
Faccio un esempio per un hotel stagionale a vocazione balneare, se le prime richieste di preventivo e le conseguenti prenotazioni si hanno già a partire dal mese di gennaio, occorre per tale data essere pronti con i documenti della programmazione (i budget) che quindi dovranno essere redatti già a partire dai mesi di ottobre e novembre. Poi nel momento in cui cominciamo ad arrivare le prime prenotazioni, come detto nell’esempio in gennaio, occorre attivare il reporting.
L’attività di reporting permetterà anche un confronto continuo tra i risultati registrati alla data del report e i risultati registrati alla stessa data dell’anno precedente, permettendo di fare da subito una prima attività di analisi degli scostamenti e se necessario di attivare i necessari interventi di aggiustamento. Poi a fine stagione si procederà ad analizzare cosa è accaduto e se ci sono degli scostamenti dall’obiettivo.
