Definizione di Budget
Con il termine “budget” si identifica un programma ovvero un insieme ordinato di atti di gestione, individuato in via preventiva, che l’azienda intende sviluppare entro un determinato orizzonte temporale, al fine di conseguire un certo risultato obiettivo.
Questa è la definizione di budget che, più di altre, mi è sembrata idonea a rappresentare il processo di gestione consapevole. Un insieme di attività che devono essere programmate per raggiungere entro una data definita, un preciso obiettivo (che nel nostro caso sarà numero di pernottamenti, fatturato oppure margine di profitto). Ma non solo, infatti, decidere quanto si vuole produrre (notti camera vendute) e a che prezzo vendere questa produzione, ci pone nella situazione di dover pensare anche al fabbisogno di beni, di strumenti e di manodopera necessari a sostenerla e ovviamente ai relativi costi.
L’attività di budgeting impone un orientamento al futuro. Nel momento in cui andiamo a sviluppare il budget siamo obbligati a fare ipotesi su quello che succederà nel nostro hotel nei mesi a venire e sull’attività lavorativa che dovremmo svolgere.
Questo tipo di approccio ci aiuta a mettere in discussione il nostro modus operandi, a pensare ai processi produttivi ed eventualmente a ripensarli trovando soluzioni alternative, o a pensare a nuovi investimenti utili a migliorare la struttura stessa e il servizio offerto.
Le funzioni del budget sono molteplici:
- orientare la gestione, o come si dice il management
- introdurre opportuni parametri di raffronto (KPI) rispetto ai quali andranno misurati, in futuro, i risultati della gestione
- conoscere e coordinare a priori le attività che dovranno essere svolte
- orientare i collaboratori e motivarli verso il conseguimento di specifici risultati
Il budget è un documento modulare (spesso infatti si parla di sistema di budget) che può essere redatto e personalizzato in funzione delle proprie esigenze.
Possono esistere budget dei ricavi per ogni centro di profitto di una impresa, che nel nostro caso potrebbe significare avere un budget unico per tutte le entrate (più facile per i B&B) oppure un budget per il comparto camente, uno per la ristorazione, uno per la spa e centro benessere, situazione più adatta a strutture con tanti servizi. Allo stesso modo possiamo avere un unico budget dei costi, oppure un budget dei costi delle materie prime e uno per i costi del personale e così via.
esempio di sistema di budget
Tutte le attività programmate vengono riassunte nel budget e la loro definizione deve essere tale da assicurare il conseguimento degli obiettivi con livelli di efficacia ed efficienza adeguati. Da un punto di vista logico l’elaborazione di un budget avviene immaginando lo svolgimento delle attività che costituiscono il processo produttivo come di indicato di seguito.
Sequenza del processo:
- definizione degli obiettivi
- predisposizione del budget delle vendite per quantità e valori;
- individuazione del volume di produzione
- determinazione dei costi di utilizzazione dei fattori produttivi necessari per rendere possibili i livelli di produzione programmati;
- identificazione dei diversi fattori produttivi di cui l’impresa si deve approvvigionare;
- determinazione dei risultati economici da raggiungere.
