Il Budget dei Ricavi

Il budget dei ricavi è il primo documento di programmazione da preparare e anche quello più delicato dell’intero processo. I dati contenuti nel budget dei ricavi, infatti, influenzano a cascata tutti gli altri budget. Ne consegue che dalla sua accuratezza dipendono di fatto la credibilità e l’affidabilità dell’intero processo di programmazione.

Il lavoro da fare è tanto ed è complesso ma non spaventatevi, infatti, se opportunamente gestito è più facile di quanto possiate pensare. In questi appunti di GHC voglio introdurvi alla logica del metodo di lavoro, quindi quello che proporrò alla fine di questo capitolo non sarà un lavoro complicato, bensì un qualcosa che vi avvicini a questo metodo per piccoli passi, e una volta presa confidenza con la materia sarete voi stessi a sentire il bisogno di approfondire l’argomento. 

Il risultato che dobbiamo ottenere alla fine dell’attività di preparazione del “budget dei ricavi” è una tabella simile a quella proposta qui di seguito (oltre ad avere chiaro in mente come raggiungere gli obiettivi indicati).

Esistono più modi per creare e compilare la tabella del “budget dei ricavi”, alcuni possono essere molto semplici e tenere conto solo delle variabili principali (prezzo, tasso di occupazione, stagionalità), mentre altri sono più approfonditi, quindi prevedere l’impiego e l’analisi di molti dati (tipologie di camera, di trattamento, politiche commerciali, ecc). Come detto quello che andrò ad illustrare è un metodo semplificato e che mi darà la possibilità di introdurvi in maniera non traumatica all’argomento, soprattutto per chi non ha confidenza con i numeri.

Cominciamo con gli ingredienti, ovvero quello che serve:

  • i dati di vendita degli anni precedenti (l’ideale sarebbe analizzare uno storico di 3 anni consecutivi)
  • obiettivi commerciali ben definiti (vedi capitolo 10)
  • informazioni di mercato: trend, previsioni, sul futuro del settore in cui operiamo
  • una tabella per le simulazioni della produzione futura, indicante i kpi importanti per la vostra attività
  • stime soggettive basate sulla vostra esperienza
  • oggettività nell’analisi di tutti i dati

Fondamentale in questa fase è l’oggettività, intendo dire se negli ultimi 3 anni ho avuto un’occupazione camere del 50% in una determinata settimana, non posso pensare che, solo perchè lo scrivo in una tabella, il prossimo anno l’occupazione sarà del 100%. Gli aumenti dei valori di KPI e gli obiettivi da raggiungere devono essere credibili, realizzabili e rispettare i vincoli che mi impongono la struttura e il mercato. Nel momento in cui vado ad inserire i valori nella tabella devo avere già in mente quali sono le azioni che mi porteranno al loro raggiungimento.

Ponete molta attenzione ai vincoli, non posso aumentare i prezzi oltre il limite dettato dalla concorrenza, o dalla forza del mio brand, così come non posso fare dei prezzi troppo bassi con l’obiettivo di aumentare il tasso di occupazione altrimenti vado in perdita. Ancora non posso ospitare più persone di quelle che può accogliere la mia sala pranzo, pena creare un disservizio che nuocerebbe sicuramente all’immagine dell’hotel.

Per ogni periodo da programmare si dovrà tenere conto dei dati registrati negli anni precedenti nello stesso periodo e dei KPI registrati in queste e di tutti gli elementi di cui abbiamo parlato all’inizio di questo articolo.

Per tornare alla parte operativa ogni volta che inserisco un valore obiettivo nella tabella del “budget dei ricavi” devo pensare se quel valore è davvero raggiungibile e in che modo (sconti, promozioni, nuove offerte, nuovi mercati, maggiori investimenti pubblicitari, ecc).

E’ questa la forza del processo di gestione consapevole, farti pensare al futuro e a cosa fare per migliorare le performance della tua azienda in maniera concreta e credibile, passo a passo.