Per definizione il “budget dei costi” è un documento programmatico volto a rilevare le informazioni quantitative sui costi da sostenere per l’acquisto di beni e servizi necessari alla produzione e sugli investimenti da realizzare, con riferimento a un definito esercizio futuro.
Con il “budget dei costi” andremo a determinare i costi e gli investimenti necessari per poter garantire i volumi di produzione individuati nel “budget dei ricavi”. Vorrei sottolineare il fatto che in quanto previsionali i costi che andremo ad inserire si baseranno su valori medi o stime di costo derivanti nella maggior parte dei casi elaborazione di dati storici.
Le fonti da cui prendere le informazioni necessarie a preparare il “budget dei costi” sono:
- Il “budget dei ricavi” per quel che riguarda i valori quantitativi indicati alle voci numero di presenze, numero di notti camera obiettivo e giorni di apertura, che saranno il punto di partenza;
- costi provenienti dall’elaborazione dei dati conto economico, che ci serviranno per calcolare gli indicatori di costo provenienti dalle gestioni passate in termini di costi fissi e costi varianili di gestione sia a livello totale che a livello unitario;
- costi legati ad attività non precedentemente individuate: la cui individuazione dovrebbe essere abbastanza semplice, una volta quantificate le necessità, si dovrà ricorrere al mercato e individuare questi costi tramite preventivi o richieste informazioni verso i propri fornitori di prodotti e servizi.
Dei 3 punti appena elencati il primo e il terzo sono facilmente individuabili, occorre invece pore una ulteriore specifica sul secondo punto, ovvero sul calcolo dei costi standard che verranno individuati a partire dai dati storici per poi apportare le dovute modifiche.
Come abbiamo visto nel conto economico del bilancio aziendale i costi sono classificati secondo le regole della contabilità generale, con l’obiettivo di determinare il risultato di esercizio ai fini fiscali e non secondo una logica di contabilità di controllo. Quindi, lo schema di conto economico, per intenderci quello che vi prepara il vostro commercialista, non è adatto per un’analisi di tipo gestionale, e purtroppo nemmeno per la “Gestione Consapevole”. Per far sì che tali dati diventino utili al nostro lavoro occorre implementare un’attività di raggruppamento delle voci di costo e una successiva riclassificazione. Per semplificare, occorre ridurre le voci in poche categorie e disporle in maniera differente, seguendo un modello di prospetto scalare. Ovviamente non dovremo dimenticare nessuna voce di costo e il risultato di esercizio derivante dalla rielaborazione dovrà corrispondere a quello del conto economico.
Quello che dobbiamo fare è un lavoro che unisce quanto indicato alla pagina “Il calcolo dei costi” e quanto indicato alla pagina “Riclassificare il conto economico“.
Dopo avere effettuato il lavoro di selezione e raggruppamento delle voci di costo, occorre effettuare un ulteriore calcolo, si dovrà individuare il costo unitario per camera occupata dividendo il valore totale di questi costi variabili per la quantità di camere vendute nell’anno di riferimento del conto economico. I valori di costi fissi totali e variabili unitari determinati con l’elaborazione di cui sopra, verranno utilizzati per completare la tabella del “budget dei costi”.
Quello che stiamo facendo è individuare i costi variabili delle stagioni passate per attribuirle a quelle future. So bene che è una approssimazione perché i prezzi di merci e servizi possono variare, più tutte le incognite del caso. Se però non avete modificato il vostro modo di operare in hotel, quindi le vostre routine organizzative sono rimaste le stesse, è presumibile che i consumi rimangano abbastanza simili e allora possiamo utilizzare i valori individuati, introducendo una eventuale modifica dei prezzi in funzione degli aumenti previsiti, e utilizzare questi valori costruire il “budget dei costi”.
Esempio di “Budget dei Costi”
Gestione Hotel Consapevole è …..
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